Innkjøpet så fornuftig ut i anbudet. Løsningen dekket kravlisten, prisen var konkurransedyktig, og leverandøren hadde gode referanser. To år senere er kostnaden tredoblet, halve organisasjonen jobber fortsatt i det gamle systemet, og ingen husker lenger hvilken gevinst prosjektet skulle hente.
Historien er gjenkjennelig for mange. Det er sjelden selve programvaren som er problemet. Det er gapet mellom det som ble kjøpt og det virksomheten faktisk trengte.
Denne artikkelen går gjennom hva et feilslått IT-innkjøp faktisk koster, hvorfor det går galt, og hva som skal til for å redusere risikoen før kontrakten signeres.
Hva menes med et feil IT-innkjøp?
Et feil IT-innkjøp er en anskaffelse der løsningen ikke dekker virksomhetens reelle behov, der leverandøren ikke evner å levere det som er avtalt, eller der avtalen ikke regulerer det som viser seg å bli viktigst. Felles for alle tre variantene: feilen ligger som regel i arbeidet før kontrakten, ikke etter.
Det betyr også at kostnaden sjelden synes med en gang. Innkjøpet ser vellykket ut ved signering og gjennom leveransen. Regningen kommer når løsningen møter hverdagen.
De synlige og usynlige kostnadene
De synlige kostnadene er de som står på fakturaene: lisenser og abonnement, konsulenttimer, endringsordrer og forsinkelsesgebyrer. De er ubehagelige, men de er tross alt målbare.
De usynlige kostnadene er større. Intern arbeidstid som brennes på omkamper og workarounds. Parallelldrift av det gamle systemet fordi det nye ikke kan overta. Motivasjonen som forsvinner i teamene når tredje utsettelse annonseres. Og den største av alle: gevinsten som aldri hentes, fordi løsningen ikke støtter arbeidsprosessene den skulle forbedre.
Tallene fra bransjen underbygger dette. En undersøkelse fra PMI fant at mangelfull kravhåndtering var en hovedårsak i 47 prosent av mislykkede prosjekter, og prosjekter med svake krav kan ifølge Reqtest sprekke budsjettet med opptil 60 prosent. For et innkjøp på ti millioner betyr det seks millioner ekstra, før de usynlige kostnadene er regnet med.
Derfor går IT-innkjøp galt
Behovet var aldri ordentlig spesifisert
Mange kravspesifikasjoner lister hundrevis av funksjoner, men sier lite om ytelse, sikkerhet, integrasjoner og brukervennlighet. Da kjøper du et system som kan alt på papiret, men som er tregt, tungvint eller umulig å koble mot resten av porteføljen. Skillet er forklart i artikkelen om funksjonelle og ikke-funksjonelle krav: det du ikke spesifiserer, får du ikke.
Ingen stilte de vanskelige spørsmålene før signering
Hvem eier prosjektet hos oss, og hva skjer med dataene i det gamle systemet? Tåler organisasjonen endringen samtidig med alt annet som pågår? Spørsmålene er ubehagelige fordi de kan forsinke innkjøpet. Men de er langt billigere å svare på før kontrakt enn etter. Vi har samlet de viktigste i 7 spørsmål du bør stille før du starter et prosjekt.
Kvalitetssikringen kom etter kontrakten
Når kvalitetssikringen først kobles på i leveransefasen, er handlingsrommet allerede brukt opp: kravene er låst, leverandøren er valgt, og avtalen regulerer det den regulerer. Uavhengig kvalitetssikring i IT-prosjekter gir mest verdi før beslutningene tas, når det fortsatt er mulig å endre kurs uten reforhandling.
Slik reduserer du risikoen
Fire grep gjør størst forskjell. Skriv en kravspesifikasjon som dekker både funksjonelle og ikke-funksjonelle krav, med målbare formuleringer. Sjekk referanser grundig, og snakk med virksomheter som ligner din egen. Få akseptansekriteriene inn i kontrakten, slik at akseptansetestingen blir en avtalt port, ikke en forhandling. Og koble på uavhengig kvalitetssikring før signering, ikke etter.
Aspiria har bistått innkjøp og leveranser i bank, offentlig forvaltning og telekom i snart 30 år. Mønsteret vi ser er stabilt: virksomhetene som bruker mest tid før kontrakten, bruker minst penger etter den. Det motsatte mønsteret er dessverre like stabilt, og vi har beskrevet det i derfor feiler IT-prosjekter.
Ofte stilte spørsmål om feil IT-innkjøp
Hva er de vanligste feilene ved IT-innkjøp?
Uklare eller ufullstendige krav, spesielt manglende ikke-funksjonelle krav, undervurderte integrasjoner mot eksisterende systemer, referansesjekk som aldri ble gjort, og kontrakter uten målbare akseptansekriterier. De fleste feilene skjer før signering, men oppdages etter.
Hvor mye dyrere blir et feilslått IT-prosjekt?
Bransjetall peker på budsjettsprekk på opptil 60 prosent for prosjekter med svake krav, og da er ikke indirekte kostnader som parallelldrift, intern arbeidstid og tapt gevinst regnet med. I praksis kan totalkostnaden bli to til tre ganger anbudsprisen.
Når bør kvalitetssikring kobles på et IT-innkjøp?
Før kontrakten signeres. Da kan kvalitetssikringen påvirke kravene, leverandørvalget og avtalevilkårene. Aspiria anbefaler en uavhengig gjennomgang av kravspesifikasjon og akseptansekriterier som minimum, også i mindre anskaffelser.
Kan man reversere et dårlig IT-innkjøp?
Sjelden uten betydelig kostnad, men skaden kan begrenses: reforhandle leveranseplanen, prioriter funksjonaliteten som gir gevinst, og sett målbare krav til det som gjenstår. I noen tilfeller er kontrollert avvikling billigere enn å fortsette. En uavhengig vurdering gir beslutningsgrunnlaget.
Den billigste forsikringen kjøpes før kontrakten
Et feil IT-innkjøp koster sjelden det fakturaene viser. Den virkelige regningen består av intern tid, parallelldrift og gevinster som aldri kom. Det meste av risikoen kan reduseres med grundig kravarbeid, ærlige spørsmål og kvalitetssikring før signering.
Står dere foran et større IT-innkjøp? Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hvordan dere sikrer anskaffelsen før kontrakten er et faktum.