Mange IT-prosjekter mislykkes ikke fordi teknologien er feil. De mislykkes fordi ledelsen svikter. Krav er uklare. Ansvar er fordelt mellom for mange. Ingen eier fremdriften. Når det skjærer seg, er det sjelden serveren det er noe galt med.
Å hente inn et eksternt IT-konsulentselskap for prosjektledelse kan løse dette. Men bare hvis du velger riktig partner. Feil valg gir deg en kostbar ressurs som ser bra ut på papiret og leverer for lite i praksis.
Denne artikkelen gir deg et praktisk rammeverk for valget. Hva bør du se etter? Hvilke spørsmål bør du stille? Og hva er de vanligste feilene oppdragsgivere gjør?
Hva gjør egentlig et IT-konsulentselskap innen prosjektledelse?
Et IT-konsulentselskap for prosjektledelse stiller med erfarne prosjektledere som tar styringen i IT-prosjekter du ikke har kapasitet eller kompetanse til å lede internt. Det kan dreie seg om systemimplementeringer, digitaliseringsinitiativ, infrastrukturprosjekter eller komplekse systemintegrasjoner.
Mer enn en prosjektplan
En ekstern prosjektleder gjør mer enn å fylle ut et Gantt-diagram. Rollen handler om å sikre at prosjektet faktisk leverer verdi, ikke bare leveranser. Det betyr å håndtere avhengigheter, løse konflikter mellom interessenter, eskalere risiko i tide og holde teamet fokusert når hverdagen prøver å dra oppmerksomheten et annet sted.
Du kan lese mer om hva rollen faktisk innebærer i vår artikkel om IT prosjektleder.
Hva skiller et spesialisert prosjektledelsesselskap fra en generalist-IT-konsulent?
En generalist-IT-konsulent selger gjerne bredde: rådgivning, utvikling, drift og prosjektledelse i samme pakke. Et selskap som spesialiserer seg på prosjektledelse og kvalitetssikring har konsulenter som gjør dette fulltid. De har sett de samme mønstrene på tvers av mange prosjekter og vet hva som pleier å ryke.
Størst er ikke alltid best. Noen ganger er den beste prosjektlederen du kan få, en fra et lite, spesialisert selskap med 30 års erfaring i bransjen, ikke en fra et stort hus der prosjektledelse er én av 40 tjenester.
Hvilke kriterier bør du vektlegge i valget?
Dokumentert erfaring fra din sektor
IT-prosjekter i offentlig forvaltning ser annerledes ut enn IT-prosjekter i bank. Regelverket er annerledes. Beslutningsprosessene er tregere. Kravene til dokumentasjon og sporbarhet er strengere.
Spør om konkrete referanser fra din sektor. Ikke generelle beskrivelser av bred erfaring, men faktiske prosjekter i en virksomhet som ligner din. Vi har ledet prosjekter for Bufdir, Digdir og DNB. Det betyr at vi kjenner både det offentliges anskaffelsesprosesser og finansbransjens krav til kontroll og revisjonsspor.
Metodikk og tilpasningsevne
Ingen metodikk fungerer i alle prosjekter. Agile passer godt i produktutvikling med høy endringstakt. Tradisjonell prosjektmodell fungerer bedre i store, leveransebaserte prosjekter med fastsatt scope. Mange prosjekter trenger en hybrid.
Et godt IT-konsulentselskap tilpasser arbeidsmetoden etter prosjektets behov. Spør hvordan de har håndtert prosjekter der opprinnelig metodikk ikke fungerte som planlagt. Svaret forteller deg mye.
Størrelse på selskapet kontra størrelse på prosjektet
Store konsulentselskaper har kapasitet til å stille med mange ressurser raskt. Men de sender ikke alltid sine beste folk. Du kan ende opp med en juniorressurs som støttes av en senior du sjelden ser.
Mindre, spesialiserte selskaper setter gjerne seniorene direkte i oppdrag. Du vet hvem du får, og du møter dem i evalueringsfasen. Det er et vesentlig poeng i prosjekter der tillit og kjennskap til virksomheten din er avgjørende for fremdriften.
Hva bør du spørre om i en innledende dialog?
Disse spørsmålene hjelper deg å skille mellom et selskap som snakker godt for seg og ett som faktisk leverer.
Har de erfaring fra lignende prosjekter?
Et IT-konsulentselskap for prosjektledelse bør kunne vise til konkrete prosjekter med lignende kompleksitet, varighet og organisatorisk kontekst. Vage referanser til «mange vellykkede prosjekter» holder ikke. Be om å snakke med en faktisk referansekunde.
Hvem blir faktisk din konsulent?
Dette er kanskje det viktigste spørsmålet. I mange selskaper selger en erfaren profil inn oppdraget, men det er en annen som leverer det. Avklar hvem som fysisk vil lede prosjektet ditt, hvilken erfaring den personen har og om du får møte dem før avtaleinngåelse.
Hvordan håndterer de risiko og avvik?
Alle prosjekter møter uforutsette hindringer. Det avgjørende er ikke at hindringer oppstår, men hvordan de håndteres. Spør konkret: Hva gjorde de sist noe gikk galt? Hvem eskalerte de til? Hva var utfallet? Et selskap med ærlige svar på det spørsmålet er mer verdt enn ett med perfekte presentasjoner.
Du finner mer om typiske risikoelementer i vår artikkel om hva som gjør at IT-prosjekter feiler.
Vanlige fallgruver når du velger IT-konsulentselskap
Å velge størst fremfor best egnet
Størrelse gir trygghetsfølelse. Men et stort konsulentselskap med mange ansatte og brede tjenestekategorier er ikke nødvendigvis bedre egnet til å lede ditt konkrete prosjekt enn et spesialisert selskap med 20 erfarne konsulenter som kun jobber med prosjektledelse og testledelse.
Vurder egnethet, ikke størrelse.
Å overse erfaringen med offentlig vs. privat sektor
Offentlige IT-prosjekter krever prosjektledere som forstår politiske hensyn, offentlighetsloven, anskaffelsesregelverket og samspillet mellom statlige etater. En prosjektleder med solid erfaring fra privat sektor kan gjøre en god jobb, men å lære seg det offentliges rammebetingelser tar tid du ikke alltid har.
Omvendt gjelder det samme: En konsulent med utelukkende offentlig erfaring kan ha vanskelig for å navigere i et kommersielt selskap med rask beslutningstakt. Spør eksplisitt om erfaring fra din type virksomhet.
Vi skriver mer om hva som kan gå galt tidlig i prosjektfasen i artikkelen Slik leder du digitale prosjekter.
Hva koster det å bruke et IT-konsulentselskap til prosjektledelse?
Slik bør du tenke på pris kontra risiko
Timeprisen for en erfaren ekstern prosjektleder ligger typisk mellom 1 400 og 2 200 kroner per time, avhengig av erfaring, spesialisering og markedssituasjon. Det høres mye ut. Men sett det i sammenheng: Et IT-prosjekt som sprekker med seks måneder koster gjerne langt mer enn honoraret til prosjektlederen.
En god prosjektleder tjener seg selv hjem i unngåtte forsinkelser, avklarte krav og kontrollert risiko. En dårlig prosjektleder er dyr uansett hva timeraten er.
Spør alltid om estimert omfang i timer og hva som inngår. Unngå fastprisavtaler der du ikke forstår hva som er inkludert.
Valget er en tillitsavgjørelse
Å velge et IT-konsulentselskap for prosjektledelse er ikke et vanlig innkjøp. Du gir en ekstern part ansvar for noe som er kritisk for virksomheten din.
Det viktigste du kan gjøre er å stille de riktige spørsmålene tidlig. Hvem leder faktisk prosjektet? Har de gjort dette før, i en organisasjon som ligner din? Og hva skjer når noe går galt?
Med nesten 30 år i bransjen har Aspiria ledet prosjekter i offentlig sektor, bank, finans og telekom. Vi stiller alltid med seniorressurser og ærlige vurderinger. Ingen overraskelser er vår enkleste regel.
Vil du snakke med en av våre prosjektledere om situasjonen hos dere? Ta kontakt for en uforpliktende prat.