Prosjekter starter sjelden helt fra null – men ofte med litt for få spørsmål. I stedet for å bruke tid på å få oversikt, kaster vi oss rett inn i fremdriftsplaner, milepæler og leveranser. Det kan bli dyrt.
Erfaring viser at mange av utfordringene som dukker opp senere, kunne vært unngått hvis vi hadde rigget prosjektet bedre fra starten av. Derfor har vi samlet syv spørsmål vi mener alle prosjektledere bør stille – og finne svar på – før man setter i gang for fullt.
1. Hva er det vi egentlig skal oppnå – og hvem eier målet?
Et prosjekt uten et tydelig mål er som å navigere uten kompass. Det er fort gjort å havne i retning «vi skal utvikle et nytt system», men det egentlige målet handler gjerne om noe mer: bedre tjenester, mer effektiv drift eller nye muligheter for vekst.
Still deg dette spørsmålet: Hva er det vi faktisk prøver å oppnå – og hvem har ansvaret for at vi lykkes?
Uten en tydelig prosjekteier som tar eierskap til målet, blir det vanskelig å holde retning gjennom hele prosjektet.
2. Har vi snakket skikkelig om behov og forventninger?
Forskjellige mennesker har forskjellige forventninger – og det gjelder spesielt i prosjekter. Hvis de ikke er tydelig avklart tidlig, dukker de gjerne opp senere som overraskelser.
Spør deg selv: Hvem har behov i dette prosjektet, og hvordan vet vi at vi leverer på dem?
God prosjektledelse handler like mye om å gjøre forventningene tydelige som om å levere det som er avtalt.
3. Har vi valgt en tilnærming som faktisk passer?
Det finnes mange metoder og rammeverk å velge mellom. Utfordringen er ikke å velge én, men å finne den som faktisk passer til prosjektets størrelse, kompleksitet og usikkerhet.
Spør deg selv: Hva slags prosjekt står vi foran – og hvilken arbeidsform passer best?
Velg en tilnærming som både teamet og organisasjonen forstår, og som gir dere rom til å lykkes.
4. Vet vi hvem som gjør hva – og hvem som bestemmer?
Når roller og ansvar er uklare, mister prosjektet fart. Det kan også skape frustrasjon – og i verste fall dårlig stemning.
Still spørsmålet: Hvem har ansvar for hva – og hvem tar beslutningene?
Et tydelig ansvarskart er ikke byråkrati. Det er det som gir trygghet og fremdrift i hverdagen.
5. Har vi tenkt gjennom hva som kan gå galt?
De fleste prosjekter starter med entusiasme og fremdriftsplaner. Det er bra. Men det er også viktig å løfte blikket og spørre: Hva kan faktisk skape trøbbel?
Spør deg selv: Hva kan gå galt – og hvordan håndterer vi det hvis det skjer?
Når du har tenkt gjennom risiko på forhånd, er det mye lettere å håndtere uventede situasjoner senere.
6. Har vi med oss brukerne fra start?
Mange prosjekter leverer teknisk sett «riktig» – men bommer likevel fordi løsningen ikke fungerer for brukerne. Det skjer ofte når brukerinvolvering kommer for sent.
Still spørsmålet: Hvem skal bruke løsningen – og hvordan får vi med dem tidlig?
Brukerne må ikke bare høres – de må få bidra. Det skaper innsikt, eierskap og bedre løsninger.
7. Har vi lagt til rette for å lære og justere underveis?
Ingen prosjektplan overlever uendret. Ting skjer, og det må være rom for å justere kursen uten at det føles som et nederlag.
Spør deg selv: Har vi struktur og kultur for å lære underveis?
Retrospektiver, korte beslutningssløyfer og god kommunikasjon gjør det mulig å være smidig – uten å miste kontroll.
Et godt prosjekt starter med gode spørsmål
Å rigge et prosjekt handler ikke om å fylle ut skjemaer. Det handler om å skape forståelse, retning og trygghet for alle som er med. I Aspira tror vi at god prosjektledelse handler like mye om å lytte som å levere. Jo bedre vi lytter i starten, jo bedre blir resultatet til slutt.